Aujourd'hui, avec la dématérialisation des documents informatiques, les bulletins de paie et les écritures administratives peuvent être envoyés aux salariés dans un coffre-fort numérique dans lequel ils disposent d'un espace de stockage qui facilite l'archivage. Parmi les différents acteurs du secteur, un se dégage : mypeopledoc. Cet outil permet aux entreprises un gain de productivité et dans le même temps, il garantit d'être en conformité avec la loi. Outre les bulletins de paie, de nombreux autres dossiers RH peuvent être numérisés.
Comment fonctionne Mypeopledoc ?
Mypeopledoc fonctionne selon trois principes fondamentaux qui permettent :
- Un espace de stockage de documents mis à disposition des salariés par l'entreprise
Grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent mettre à disposition de leurs employés différents documents administratifs sur un coffre-fort numérique. Ceux-ci sont accessibles à vie même si les employés changent d'entreprise.
- Le partage de documents par voie électronique
Le partage de doc par voies électroniques permet une meilleure gestion administrative pour le service RH qui n'est plus contraint d'imprimer des documents papier, qui, par ailleurs, représentent un coût budgétaire et écologique important. La transmission d'informations numériques permet à l'employeur de faciliter le travail de son service des ressources humaines quand dans le même temps les employés ont un accès illimité à leur coffre-fort et leurs fichiers numérisés. La signature électronique peut également être mise en place pour améliorer le partage.
- La possibilité de gérer vos documents
L'avantage pour le collaborateur est double. Dans un premier temps, il bénéficie d'une sécurisation des données, car l'accès au coffre-fort lui est personnel et dans un second temps, il peut organiser l'archivage comme bon lui semble en créant des dossiers ou sous-dossiers.
Pour l'entreprise, la gestion des ressources humaines peut grâce à la numérisation être plus performante, car les informations sont facilement accessibles et des analyses peuvent être menées parallèlement. Grâce à l'automatisation, l'archivage est optimisé.
Comment créer un compte Mypeopledoc ?
Pour créer un compte mypeopledoc il suffit de se rendre sur la plateforme d'archivage et de demander une invitation. Ceci étant fait, il convient de renseigner son e-mail et de confirmer la demande. Un code d'activation est envoyé électroniquement par la direction (tiers de confiance) des ressources humaines sur votre messagerie ainsi qu'un lien permettant la connexion. Une fois connecté, vous pouvez archiver tous vos documents importants. Grâce à l'identité numérique, vos courriers sont sécurisés et vous pouvez effectuer facilement différentes tâches administratives lorsqu'on vous demande de fournir une fiche de paie par exemple. Mypeopledoc offre une solution de gestion efficace et facile d'utilisation.
Comment utiliser MyPeopleDoc ?
L'utilisation de mypeopledoc fonctionne comme une messagerie où il est possible d'archiver divers documents électroniques comme un bulletin de paie. On parle d'archivage électronique. Grâce à un système d'information performant, le processus RH et la fonction RH bénéficient de la digitalisation pour simplifier le travail, la communication, le partage d'informations et la traçabilité.
Comment activer mon Coffre-fort MyPeopleDoc ?
Pour activer votre coffre-fort mypeopledoc, il suffit de vous connecter dans votre espace sur la plateforme muni de vos identifiants et de vos mots de passe provisoires. Pour rappel, les coffres sont personnels afin de garantir la confidentialité des données. Par la suite, une fois connecté, vous avez accès à des données stockées et qui sont privées. Leur lisibilité se fait de la même façon que sur un format papier, sauf qu'ici, l'externalisation est de mise. Une solution électronique qu'on appelle également solution de dématérialisation est mise en place et elle permet des solutions d'archivage.
Comment télécharger Mypeopledoc ?
Pour télécharger mypeopledoc, il est nécessaire de se rendre sur la plateforme de l'entreprise et il suffit de télécharger l'application sur le support de son choix (tablette, ordinateur ou téléphone). Depuis cette application, il est alors possible de procéder à la connexion et de bénéficier du service en ligne offrant accès au coffre-fort mypeopledoc. L'application va permettre d'accéder à chaque document dématérialisé qui va être envoyé sous format électronique. Le processus de gestion va permettre d'archiver les documents et de constituer des tableaux de bords accessibles à tout moment depuis son espace. La durée de conservation des fiches de paie est illimitée et les employés pourront s'en servir en vue de différentes démarches administratives (communication auprès d'une agence immobilière, auprès des services fiscaux ou encore au moment de leur retraite).
Pourquoi faire appel à Mypeopledoc pour les entreprises ?
Aujourd'hui, la dématérialisation est devenue une donnée essentielle des entreprises, notamment dans le traitement des processus liés aux ressources humaines. Cette nouvelle façon de procéder dans la gestion de la vie des salariés leur offre bien des avantages comme nous allons pouvoir nous en rendre compte :
Pour une meilleure organisation
L'avantage d'avoir recours à la numérisation pour le traitement des bulletins de paie permet aux entreprises de traiter les impressions et les envois des fiches de paie dans un délai record qui va permettre une plus grande efficacité des services RH. Puisque la durée liée à toutes ces tâches est fortement réduite, les salariés dédiés à cette opération vont pouvoir se consacrer à d'autres activités au sein de la société. Une meilleure organisation permet aussi aux salariés de bénéficier de conditions de travail qui leur sont plus favorables.
Pour réaliser des économies
L'autre avantage qui milite en faveur du recours à la numérisation concernant les fiches de paie, touche directement aux finances de la société. Grâce à la numérisation, les informations sont échangées informatiquement et le besoin d'impression sous un format papier est quasiment nul. Ainsi, puisque les sociétés n'ont plus besoin d'imprimer sur du papier, elles n’ont plus à en acheter. De cette réalité, en découle une autre. Les besoins en matériel diminuent et les sociétés n'ont plus besoin d'investir dans des photocopieuses fort onéreuses pour assurer l'impression des fiches de paie en temps et en heure. Grâce aux économies réalisées, les sociétés peuvent réaffecter les montants de ces budgets pour assurer leur croissance. Elles réduisent également leur empreinte carbone et contribuent à préserver l'environnement et à protéger la planète (moins d'arbres coupés pour la fabrication du papier et réduction de la consommation électrique, car elles utilisent moins de machines).