Les outils bureautiques jouent un rôle clé dans le monde professionnel. Ils garantissent une efficacité accrue et simplifient la gestion des données. Cet article a pour objectif d’aider dans le choix du meilleur outil en présentant les bases, les différents types, ses fonctionnalités essentielles ainsi qu’un guide pour la sélection du logiciel idéal.
Quelles sont les bases de la bureautique ?
Les bases de la bureautique sont essentielles pour réaliser les tâches administratives au quotidien. Il s’agit du traitement de texte, de la gestion de courrier et de fichiers, des tableurs, des présentations. La sécurité et la sauvegarde ainsi que les outils de collaboration en font aussi partie.
La bureautique regroupe l'ensemble des techniques et des outils relatifs à la communication et à la gestion de l'information dans le milieu professionnel.
La bureautique désigne, effectivement, un ensemble formé par les techniques et les programmes. Ces derniers sont essentiels pour la réalisation des tâches courantes au travail ainsi que dans le cadre d’une formation (académique ou professionnelle). Ils permettent la création, le traitement, le stockage et le partage d’informations ou de fichiers. La maîtriser signifie donc disposer des compétences requises pour créer des documents, analyser des données, gérer la communication, organiser et gérer les fichiers, présenter des visuels, collaborer et sécuriser ou sauvegarder les données à l’aide des dispositifs de base de la bureautique.
Quels sont les outils de bureautique ?
Les outils varient en fonction des tâches réalisées. Il s’agit, tout d’abord, des outils de travail comme les programmes de traitement de texte, les tableurs, les programmes de présentation, de collaboration et de publication ou de partage. Ensuite, il est question d’outils de communication pour la gestion des e-mails. Enfin, cet ensemble implique des dispositifs de traitement, de sauvegarde et de sécurisation des données (fichiers, images, graphiques…).
Les outils bureautiques comprennent des logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, de gestion de courrier électronique, etc.
- Les programmes de traitement de texte : permettent de créer et d'éditer des textes comme les lettres, les mémos, les rapports de formation, etc. C’est le cas de Word et de Docs.
- Les tableurs : permettent d’organiser et d’analyser des données. Ils sont essentiels pour les graphiques, les calculs et les tableaux. Les principaux programmes concernés sont Excel et Sheets.
- Les applications de présentation : sont utilisées durant une formation, un cours, une réunion ou une conférence. Ils aident à présenter des informations par le biais de diaporamas visuels ou de toute autre présentation. Les programmes en question sont PowerPoint et Slides.
- Les logiciels d’administration du courrier électronique : facilitent la communication en permettant d'envoyer, de recevoir et de planifier des e-mails. Gmail et Outlook sont les plus utilisés.
- Les outils de collaboration : offrent diverses fonctionnalités : chat, partage de fichiers, visioconférence, etc. Google Meet, Zoom et Teams font partie de cette catégorie.
D’autres outils indispensables pour la productivité au travail font aussi partie de cette liste :
- Les outils d’administration de fichiers comme Windows Explorer, Google Drive, Dropbox et Mac Finder.
- Les programmes de sécurité comme Avast, Norton Antivirus, Malwarebytes et Bitdefender.
- Les logiciels de sauvegarde comme Carbonite et Backblaze.
- Les dispositifs de planification comme Google Calendar, Trello, Asana et Outlook.
- Les programmes de publication comme WordPress, SharePoint et Medium.
- Les programmes de traitement des images et des graphiques comme Adobe Photoshop et Canva.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles à rechercher dans un outil bureautique professionnel ?
Un outil bureautique professionnel doit être compatible aux systèmes et aux plateformes utilisés par l’entreprise, qu’il s’agisse de Windows, de Mac ou de Linux. Il doit disposer de fonctionnalités pour sécuriser les données et permettre une collaboration en temps réel. La mobilité et l’accessibilité sont aussi nécessaires pour une productivité accrue.
Un bon outil bureautique professionnel doit offrir des fonctionnalités de collaboration, de partage de documents, de sécurité des données, et être facile à utiliser.
Le programme idéal pour garantir la productivité et l’efficacité d’une entreprise doit combiner plusieurs caractéristiques clés. Pour favoriser la collaboration, la facilité de partage et la possibilité de co-éditer doivent être prises en compte. Bien que le partage des documents soit nécessaire, il est aussi important de pouvoir contrôler l’accès et d’optimiser la sécurité des données professionnelles. Ainsi, le chiffrement des données et le contrôle des droits d’accès seront adéquats. Enfin, la convivialité de l’interface serait d’une grande aide, notamment si les utilisateurs sont toujours en formation.
Comment choisir le bon logiciel bureautique pour mon entreprise ?
La notion de « bon logiciel » varie en fonction de la nature et de l’objectif de l’entreprise. Il est donc important de connaître les besoins de cette dernière pour pouvoir sélectionner le programme idéal. Ce n’est qu’après cela qu’il faudra faire son choix en fonction de plusieurs critères.
Le choix du bon logiciel bureautique dépend de plusieurs facteurs tels que les besoins spécifiques de l'entreprise, le budget et la compatibilité avec les systèmes existants.
Un bon logiciel correspond aux besoins de l’entreprise. La question est donc de savoir quelles sont les fonctionnalités nécessaires pour la réalisation des diverses tâches quotidiennes au sein de celle-ci : traitement de texte, calculs, traitement d’images, administration des courriels, etc.
C’est en fonction de cela qu’il faudra choisir les dispositifs tout en prenant en compte les critères de collaboration et de sécurité. Les programmes envisagés doivent, en plus, rentrer dans le budget affecté par l’entreprise pour leur acquisition. L’analyse de leur prix initial, des coûts de la licence, des frais d’abonnement, des coûts de formation en présentiel ou à distance et des mises à jour est, dans ce cas, nécessaire.
Le choix doit, par ailleurs, se faire en fonction du système d’exploitation utilisé, qu’il s’agisse de Microsoft, de Linux ou de Mac. L’idéal serait d’opter pour un logiciel polyvalent comme Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.). Il est même disponible en version web et en version pour portable. N’oubliez pas de prendre en compte la facilité d’utilisation, l’évolutivité du logiciel ainsi que la sécurité.
La bureautique est un ensemble de techniques et de logiciels permettant la réalisation des tâches quotidiennes au bureau. Il existe divers programmes utilisables à cet effet. Toutefois, ils doivent permettre de travailler aisément, en équipe et en toute sécurité. Le logiciel idéal pour une entreprise, dans tout cela, répond aux besoins de celle-ci, convient à sa taille et au système utilisé ainsi qu’à son budget. Compte tenu du rôle assuré par ces dispositifs, l’idéal serait de prendre son temps pour faire le bon choix et favoriser la productivité et l’efficacité de son entreprise.